YSEP: an introduction

Okay, kali ini gw akan berbagi sedikit informasi maupun cerita mengenai bagaimana caranya hingga gw bisa (akhirnya) pergi ke Jepang gratis dan ke universits TOP juga.

What is YSEP?

Jadi, menurut official web YSEP, YSEP merupakan singkatan dari Young Scientist Exchange Program. Program ini memberikan kesempatan kepada mahasiswa dari luar Jepang untuk dapat mencicipi riset jangka panjang (sotsuron) dan belajar mengenai bahasa Jepang serta lingkungan maupun budayanya di Tokyo Institute of Technology (one of the world’s top-100 university, UI dan ITB kalah, hehe).

How many students are accepted every year?

Untuk program ini, Tokyo Tech menerima 20-25 mahasiswa dari luar Jepang yang berasal dari universitas yang memiliki exchange agreement dengan pihak Tokyo Tech. Kalau di Indonesia, sepengetahuan saya, yang memiliki exchange agreement dengan Tokyo Tech adalah Universitas Indonesia (UI) dan Institut Teknologi Bandung (ITB). Untuk tahun ini (2009), Tokyo Tech menerima total 37 mahasiswa yang akan fokus pada sotsuron dengan rincian 7 mahasiswa Indonesia (2 UI – 5 ITB). Untuk melihat jumlah mahasiswa yang diterima untuk mengikuti program ini tahun-tahun sebelumnya bisa dilihat di web YSEP.

Sotsuron, supervisor, subjects?

Selain riset, mahasiswa juga mengambil mata kuliah yang berhubungan dengan riset atau kebudayaan Jepang dengan pengantar bahasa Inggris. Supervisor untuk sotsuron disediakan oleh pihak universitas. Jikalau ada profesor yang anda cantumkan di application form tidak dapat menerima murid YSEP baru, maka pihak Tokyo Tech akan mengirimkan email yang meminta anda untuk memilih profesor baru (this happened to me).

Duration of stay and accommodation?

Lamanya program ini adalah 1 tahun dimulai dari bulan September hingga Agustus tahun berikutnya. Selama di Jepang, akomodasi sudah di-arrange oleh pihak Tokyo Tech. Ada 2 asrama pemerintah yang dapat digunakan, yaitu Umegaoka dan Shofu. Kita akan berbagi kamar dengan anggota YSEP lainnya. Ada double-room dan single-room. Fee untuk double room adalah 12,450 yen, sedangkan untuk single room adalah sebesar 15,900 yen. Mahal ya? Pastinya nggak kayak ngekos di Kutek yang cuma 5,000-an yen udah termasuk fasilitasnya. Klo dibandingin sama Bandung kali yah lebih comparable. Oh, jadi tinggal di Bandung sama mahalnya dengan Jepang? Haha, itu namanya penarikan kesimpulan yang semena-mena

Entrance fee and tuition?

Tenang, it’s all FREE! Ga perlu bayar apa pun untuk entrance fee maupun tuition.

Application procedure?

Join milis International Office atau pantangin tuh mading pendidikan di jurusan. Biasanya pendaftaran aplikasi dibuka sekitar bulan Januari atau Februari. Application form bisa di download di web YSEP. Ada beberapa tahapan proses aplikasi berkas sampai betul-betul diterima:

1. Screening berkas di home university (IO-UI atau ISO-ITB)
2. Seleksi di home university (klo di UI pakai wawancara). Tips: confident, practice English conversation before the interview, and master your research plan well
3. Seleksi berkas di host university (Tokyo Tech). Pengumuman: end of April
4. Screening berkas untuk JASSO. Pengumuman: end of June (tapi pihak Tokyo Tech sudah menerima hasil screening JASSO dari mid-June)

Setelah mendapatkan keterangan lulus screening JASSO baru anda bisa bernapas lega karena sudah bisa dipastikan kalian akan berangkat ke Jepang. Tapi (sepertinya) semua yang lulus seleksi di host university hampir bisa dipastikan pasti lulus screening JASSO. Prosedur selengkapnya mengenai beasiswa short-term exchange JASSO bisa dilihat disini.

Application requirements?

Untuk bisa lolos screening berkas, ada beberapa hal yang harus dicantumkan ketika proses aplikasi:

1. Tokyo Institute of Technology YSEP application form
2. Surat rekomendasi dari pembimbing akademis (PA)
3. Certificate of Enrollment for JASSO scholarship (ada di attachment)
4. Transkrip nilai (yang English yaa)
5. TOEFL (minimum 500)
6. Surat keterangan mahasiswa (bikin di PAF)
7. Application for Certificate of Eligibility (CoE) (ada di attachment)
8. Foto 3×4 cm sebanyak 4 buah
9. Hasil scan/fotokopi passport (*bisa diurus nanti setelah ada keterangan bahwa sudah lolos seleksi di Tokyo Tech)

Semoga informasi ini bisa bermanfaat untuk calon-calon YSEPers selanjutnya! Saran dari saya, jangan minder untuk ikutan karena probabilitas lolos cukup besar, ga harus punya IPK cumlaude untuk lolos seleksi. Maksimalkan ketika wawancara karena disitulah letak kompetisi yang sebenarnya. Kalau sudah lolos seleksi di home university, untuk selanjutnya insyaAlloh akan mudah asal jangan pernah berhenti berdoa. Lalu, jangan lelah ngurusin semua administrasi itu. Emang bakalan ribet banget, but it’s worth it kok and nothing to lose. Karena dengan ngurusin prikitilan administrasi ini gw jadi ngerti gimana caranya bikin surat rekomendasi PA, prosedur bikin surat rekomendasi dekan, kemampuan English gw sudah seberapa jauh, dan tau artinya perjuangan, hehe *lebay mode ON*. Ngurus berbagai administrasi itu ga cepet dan ga mudah loh, harus bolak-balik kesana kemari. Wuih… perjuangan deh pokoknya